Ein 200-Millionen-Euro-Projekt in Excel: Warum viele Immobilienunternehmen bei der Digitalisierung ihrer Projektsteuerung feststecken

Ein Projekt mit einem Volumen von rund 200 Millionen Euro. Mehrere Baubeteiligte, komplexe Termin- und Kostenstrukturen, ein anspruchsvoller Auftraggeber – und die zentrale Steuerung läuft über Excel-Tabellen. Keine Projektsteuerungssoftware, keine Projektmanagement-Plattform, kein durchgängiges System. Der Auftraggeber bemängelt das mittlerweile, doch am Status quo ändert sich wenig – denn zuständig ist eine einzelne Person im Projektcontrolling, und die hat für alles andere Zeit, nur nicht für die Einführung eines neuen Systems.

Ein Beispiel, das uns in ähnlicher Form immer wieder begegnet – und das ist kein Zufall. Es ist ein typisches Muster in der Immobilien- und Baubranche, das sich über Unternehmensgrößen und Projektarten hinweg wiederholt.

Warum das kein Einzelfall ist

Am Markt fehlt es nicht an Lösungen. Projektsteuerungs- und Projektmanagement-Software gibt es in großer Auswahl, von spezialisierten Nischenanbietern bis zu etablierten Plattformen. Das eigentliche Problem liegt selten in der Technologie – es liegt in der Organisation drumherum. Drei Muster tauchen dabei besonders häufig auf:

• Die Zuständigkeit ist eine Nebenaufgabe. Die Person, die intern für die Einführung eines neuen Tools verantwortlich ist, hat in aller Regel ein Tagesgeschäft, das sie voll auslastet. Die Tool-Einführung wird nebenbei mitgemacht – und verliert gegen jede operative Dringlichkeit.
• Frühere interne Versuche sind bereits gescheitert. Oft wurde schon einmal ein Tool evaluiert oder eingeführt – und intern selbst als ungeeignet identifiziert. Das hinterlässt Skepsis: Warum sollte ein zweiter interner Anlauf anders laufen als der erste?
• Es entsteht eine unausgesprochene Politik ums Eigentum am Thema. Sobald jemand intern ein bestimmtes Tool vorantreibt, wird daraus schnell „dessen“ Tool statt einer gemeinsamen Lösung – mit entsprechendem Widerstand aus anderen Teams oder Abteilungen.

Das Ergebnis: Excel funktioniert gerade noch so gut, dass kein akuter Zwang zum Handeln entsteht – und genau deshalb bleibt es über Jahre die Lösung, obwohl alle Beteiligten wissen, dass sie nicht mehr ausreicht.

Der Wert einer externen, neutralen Perspektive

Genau an diesem Punkt hilft ein Blick von außen. Eine externe Begleitung kann drei Dinge leisten, die intern strukturell schwerfallen:

• Sie entlastet die intern zuständige Person, indem sie die eigentliche Analyse- und Auswahlarbeit übernimmt, statt sie als Nebenaufgabe obendrauf zu packen.
• Sie bringt eine neutrale, marktweite Sicht auf verfügbare Lösungen mit, unbelastet von früheren internen Fehlversuchen.
• Sie entschärft die interne Eigentums-Frage, weil die Empfehlung auf einer nachvollziehbaren, unabhängigen Methodik beruht – und nicht auf der Präferenz einer einzelnen Abteilung.

Unser Vorgehen bei BEST4PROJECT:Digital

Damit aus einer Tool-Einführung tatsächlich ein Erfolg wird, statt im nächsten Anlauf erneut zu scheitern, folgen wir einem klaren, vierstufigen Vorgehen:

1. Discovery: den tatsächlichen Bedarf ermitteln

Wir starten mit strukturierten Discovery Calls und Interviews mit den relevanten Stakeholdern – Projektsteuerung, Controlling, Geschäftsführung, bei Bedarf auch dem Auftraggeber. Ziel ist ein ehrliches Bild der bestehenden Prozesse, der tatsächlichen Schmerzpunkte und der Gründe, warum frühere Ansätze nicht funktioniert haben.

2. Anforderungen definieren

Aus der Discovery-Phase leiten wir klare, priorisierte Anforderungen ab – funktional, an Schnittstellen, an Nutzerfreundlichkeit und Budget. Diese Anforderungen sind das gemeinsame Fundament, auf das sich alle Beteiligten einigen können, bevor überhaupt über ein konkretes Tool gesprochen wird.

3. Das passende Tool finden

Auf Basis der definierten Anforderungen bewerten wir marktneutral verfügbare Projektsteuerungs- und Projektmanagement-Lösungen, erstellen eine Shortlist und eine fundierte Entscheidungsvorlage – nachvollziehbar für alle internen Beteiligten.

4. Einführung und Verankerung

Die Auswahl allein reicht nicht. Wir begleiten Beschaffung, Einführung und vor allem die Schulung der Mitarbeitenden, damit das Tool im Alltag tatsächlich genutzt wird – und nicht nach wenigen Monaten wieder in Vergessenheit gerät. Erst wenn die Nutzung sitzt, entsteht der eigentliche wirtschaftliche Vorteil: bessere Kosten- und Terminstransparenz, weniger manuelle Fehlerquellen, mehr Vertrauen auf Auftraggeberseite.

Erkennen Sie sich wieder?

Wenn Ihr Unternehmen ein ähnliches Projekt steuert – unabhängig von Größe oder Branche – und die Einführung einer geeigneten Projektsteuerungslösung seit Jahren ansteht, aber nie den nötigen Raum bekommt: Sie sind damit nicht allein, und das Problem liegt selten an mangelndem Willen Einzelner, sondern an der Struktur.

Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch: Wir schauen uns gemeinsam an, wo Ihr Projekt aktuell steht – und wie sich der erste Schritt in Richtung einer geeigneten Lösung konkret angehen lässt.